Beste Elektronisk Kjørebok

Tiden med manuell registrering og usikre data er forbi. Det er ingen tvil om at elektronisk kjørebok har kommet for å bli, og den sikrer langt større effektivitet i bedrifter samtidig som den sørger for svært nøyaktige data. En elektronisk kjørebok sørger for at bedriften får god oversikt over sine kjøretøy, og gir en svært god mulighet til å sikre lønnsom drift. En kjørebok har som hensikt å dokumentere dato, tidspunkt og sted der bedriftens biler befinner seg, samt at den dokumenterer hvor langt bilen har kjørt og hvorfor den ansatte har kjørt dit. Kjøreboken brukes som grunnlag for skatteetaten for å sørge for at jobbreisene har gått riktig for seg, og gir bevis for diverse fordeler knyttet til bil som bedriften benytter seg av.

Hvorfor er kjørebok nødvendig?

Alle bedriftens biler som benyttes til jobbreise skal ha en dokumentasjon på de forskjellige jobbreisene. Dette skal registreres på en detaljert måte, som inkluderer tidspunkt, sted, lengde og formål med reisen. En kjørebok kan føres både med penn og papir, eller digitalt. Den kan være manuell eller automatisk. De fleste bedrifter i Norge i dag benytter digitale kjørebøker der en avleser er montert i bilen slik at den registrerer alle reisene automatisk. Dersom en firmabil benyttes i privat sammenheng, er det også viktig å ikke overstige maks antall private reiser eller maks kjørelengde for å unngå å bli skattepliktig. Dersom bilen kjører over 3000km i et kalenderår i jobbsammenheng kan man få en fordel i form av lavere beskatning. I tilfeller der arbeidsgiver betaler drivstoffet må man kunne dokumentere at reisene er gjort i jobbsammenheng for å unngå å bli beskattet for drivstoffordelen.

Hva er fordelen med elektronisk kjørebok?

Som nevnt benytter de fleste bedrifter digital kjørebok i dag, som for eksempel Workmirror. Noen benytter manuelle funksjoner der føreren av bilen selv må registrere reisene som er foretatt som jobbreiser, mens flere og flere velger å montere avlesere i bilene. Ved å gjøre sistnevnte vil man kunne redusere feilregistrering betraktelig, og man vil også oppleve at dataene blir betraktelig mer nøyaktige. Normalt vil en arbeidsgiver oppleve at kostnadene knyttet til kjøretøyet kan reduseres med 10% til 20% ved å gjøre en overgang til en automatisk elektronisk kjørebok som Workmirror. Noe av årsaken til dette er nok at de ansatte benytter bilene sjeldnere til private sammenhenger som igjen vil føre til lavere drivstoffkostnader, og ikke minst mindre slitasje på kjøretøyene. Når man ser statistikken på bruk av kjøretøyene i bedriften er det også langt enklere å ta gode beslutninger angående antall biler i drift, hvilke kjøretøyer man har behov for, hvordan rutene skal legges opp og generelt optimalisere planleggingen av kjøretøybruken. Man reduserer også timebruken til de ansatte ved at de slipper å bruke tid på å manuelt føre inn alle reisene de foretar seg med detaljerte forklaringer av hvor de har levert produkter, og hvilke kunder de har besøkt. Dersom de ansatte også glemmer å notere dette for hver reise vil det bety ytterligere kostnader for feilaktige registreringer som må rettes opp i etterkant. Kort fortalt vil en automatisk elektronisk kjørebok kunne føre til store besparelser for bedriften om de tas i bruk.


Hvordan fungerer elektronisk kjørebok?

Det er heldigvis veldig enkelt å bestille og montere elektroniske kjørebøker i bedriftens kjøretøy. Under bestillingen må man gjøre seg noen valg om hvilke enheter man har behov for da det finnes forskjellige måleenheter fra forskjellige leverandører. Workmirror tilbyr fire forskjellige enheter som har hver sine bruksområder. OBD-enheten er den mest solgte enheten som monteres enkelt i bilens diagnostikkontakt, og vil derfor være helt ute av veien for fører. Denne enheten får strøm via kontakten den er montert i slik at det ikke er behov for å bytte batterier eller lade den underveis. OBD-enheten fungerer som GPS som vil vise bilens posisjon i sanntid og registrere alle reisene som foretas. Det finnes også en måleenhet som enkelt monteres direkte på bilens batteri. Denne batterimonterte enheten er utstyrt med ekstra sterk antenne slik at den kan gi nøyaktig sporing selv under panseret. Det tredje alternativet er en enhet som mottar strøm via bilens 12V-kontakt, og dette er en liten og smidig enhet som i tillegg er utstyrt med to USB-A innganger slik at sjåføren kan lade telefonen sin underveis. Denne enheten starter å sende signaler så snart bilen startes. Den fjerde enheten er kanskje den mest perfekte for arbeidsgivere som har sjåfører som bytter på hvilken bil de benytter i arbeidet. Dersom det er forskjellige førere må dette også føres på reisene, og da fungerer GPS-enheten med føreridentifikasjon helt ypperlig. Denne monteres på dashbordet og kobles til en USB-kontakt eller i sigarettenneren for å motta strøm. Når føreren setter seg i bilen trenger hen bare å registrere sin egen brikke på enheten for å registrere hvem som kjører bilen på denne reisen.


Hva må til for å komme i gang med elektronisk kjørebok

Det er svært enkelt å bestille og ta i bruk elektroniske kjørebøker. Først og fremst må man sjekke ut hvilke tilbydere som kan levere på behovet til ens egen bedrift, og man må gjøre seg noen vurderinger på hva slags måleenheter man har behov for. Ikke minst må man også kontrollere antall kjøretøy man har på veien, slik at man kan få bestilt nok enheter til å dekke opp hele stallen umiddelbart. Når enhetene så er montert er det bare å la registreringene komme inn. Man vil alltid ha full oversikt over bilenes posisjoner ved å logge inn på Min Side på workmirror.no. Her vil også den fulle kjøreboken være tilgjengelig for hvert enkelt kjøretøy slik at man kan hente inn de korrekte dataene som skal videresendes til skatteetaten. Informasjonen fra Min Side kan også benyttes til å optimalisere kjørerutene, og hjelpe bedriftens ledere til å ta beslutninger angående bemanning.